logo
  • Facebook

08/04/2020

Работа в домашней атмосфере: как не потерять эффективность из хоум-офиса

photo_2020-04-07_22-58-58.jpg В связи с объявленной в мире пандемией российские компании перевели сотрудников на удаленную работу. В рамках онлайн-дискуссии Клуба Первых Сбербанка серийный предприниматель, основатель пяти действующих компаний в России и за рубежом Павел Анненков и управляющий партнер, директор online-школы Skyeng Александр Ларьяновский обсудили, как правильно организовать работу команды, не теряя контроля и как поменять свой образ мышления и научиться работать вне офиса. Realist Media приводит самые интересные тезисы спикеров, которые стоит взять на заметку.

Павел Анненков перевел одну из своих компаний в России на удаленную работу еще до мировой эпидемии - в ноябре прошлого года. Ключевые руководители находятся в Москве и работают из дома, остальные - в других городах. Павел работает из дома уже больше четырех лет: даже будучи управляющим партнером одной из компаний, он приезжал в офис только раз в месяц. До введения карантина, он встречается с коллегами раз в неделю в офисе российской компании и раз в квартал в испанской компании для обсуждения стратегических вопросов.

Компания Александра Ларьяновского работает все семь лет преимущественно удаленно, московский офис с 200 сотрудниками закрыли пару недель назад.  По словам предпринимателя, сейчас в офисе остались только те сотрудники, которые занимаются делопроизводством - пока нет возможности перевести компанию на цифровой документооборот. Александр отмечает, что на уровне топ-менеджмента есть падение в эффективности работы. 

photo_2020-04-07_22-59-35.jpg

В целом предприниматель считает, что люди, которые сидят на разных этажах одного здания вряд ли находятся ближе друг к другу, чем люди, которые работают в разных зданиях города или вообще в разных городах. Это большая психологическая иллюзия, что наличие возможности означает, что ты будешь ей пользоваться. Люди не видят друг друга в реальной офисной жизни точно также, как они не видят друг друга на удаленке. Ты конечно можешь дойти до своего коллеги из соседнего отдела, но как часто ты это делаешь?

Как выстроить процесс подготовки перехода на удаленку?

По словам Павла Анненкова, при найме нового сотрудника нужно сразу решить, может ли он работать удаленно. Личная статистика предпринимателя и статистика его коллег показывает, что 30 % специалистов не могут работать удаленно. Первая причина совершенно банальна - у них просто нет условий. По словам Павла, в их компании часто просят прислать фото или видео своего домашнего рабочего места. Помимо хорошего технического обеспечения (компьютер, рабочий стол, гарнитура и прочее) важным требованием является тишина. Также важно, чтобы соискатель уже имел опыт удаленной работы. Потому что примерно 80 % специалистов “отваливаются”, если перевести их на удаленный режим работы.

Если топ-менеджер не готов перейти на удаленку, то в первую очередь, необходимо понять, чем ты можешь помочь своему сотруднику. Некоторые снимают однокомнатные квартиры, потому что специалист не может работать из дома. В любом случае не стоит так просто расставаться с членом команды, которую ты создавал годами. При этом эксперты советуют начать искать замену, но параллельно уговаривать действующего сотрудника.

При переводе всех сотрудников на удаленку компания должна: 

  • Составить список всех сотрудников и проговорить с каждым их условия для работы дома. Так можно быстрее понять, с кем, возможно, придется расстаться в ближайшее время
  • Назначить “ментора удаленной работы”, к которому все сотрудники компании смогут обращаться со своими проблемами (как общаться в чате, возникли проблемы с компьютером)
  • Создать правила коммуникации: сделать документ “как мы работаем удаленно”. Первое время будет нескончаемый хаотичный поток сообщений и звонков, поэтому нужны принципы коммуникации в компании на удаленке. 
  • Изучить раздел удаленной работы в Трудовом кодексе РФ
  • Обозначить единый канал коммуникации для всех сотрудников. Часто разные департаменты привыкли общаться в различных мессенджерах - их необходимо унифицировать.
  • Четко проговорить команде, что удаленная работа это не фриланс - рабочие часы остаются неизменными. Сохранить ритм работы можно благодаря видеосвязи, нужно помогать сотрудникам удерживать фокус, люди должны понимать, что они часть одной команды.

У одних компаний период подготовки перехода на удаленный режим работы может занять один день, у других - неделю. Эксперты рекомендуют начать перевод компании на удаленку постепенно: лучше протестировать и выстроить все процессы на одной команде или отделе, которые больше остальных к этому готовы. Зачастую это специалисты техподдержки или разработчики.

photo_2020-04-07_22-59-40.jpg

Также Александр Ларьяновский подчеркивает, что коммуникации - это часть работы руководителя, которая не всегда фиксируется в оффлайне (пошел налить кофе и с кем-то поговорил), эти вещи нельзя терять. Один из побочных эффектов удаленки - приходится больше разговаривать.

Как мотивировать команду работать эффективно из дома?

Павел Анненков рекомендует не терять ритм совещаний. Важны еженедельные совещания руководителей, на которых они делятся, что произошло на прошлой неделе, какие задачи выполнены, какие планы есть на следующую неделю. Руководители отделов в свою очередь должны проводить ежедневные короткие утренние совещания, которые настроят команду на рабочий день. Эффективный инструмент - еженедельные совещания one-to-one со своим непосредственным подчиненным. В этот момент вы увидете не только бизнесовую часть сотрудника, но и человеческую. Ведь зачастую специалисты начинают плохо работать, не потому что они плохие, в основном причина находится в личной плоскости, такие совещания помогут распознать ее на начальном этапе. 

Александр Ларьяновский считает, что контроль и доверие к сотрудникам - это не взаимоисключающие вещи. Удаленка в мирное время - не способ экономии, а возможность находить лучших специалистов, а не имеющихся. Сейчас хороший период для того, чтобы пересмотреть кадры и часть из них заменить более мотивированными сотрудниками. По словам специалиста, финансовая мотивация и демотивация на удаленке работают лучше всего. 

Эксперты выделили 5 триггеров контроля за сотрудниками на удаленной работе:

  • Четко расставить опережающие показатели, которые влияют на результат сотрудника
  • Максимально оптимизировать все команды (один человек - одна задача - один день)
  • У каждого сотрудника должна быть цифра, по которой можно отследить эффективность его работы
  • Прозрачность всех процессов (сотрудник должен зачекиниться в начале рабочего дня)

Руководителям важно понимать, что люди растеряны. Переводя сотрудников на удаленную работу, мы меняем большую часть их жизни, нужно помочь им пережить этот стресс. К тому же удаленка часто провоцирует работать больше - необходимо научить людей переключаться.

Какие дополнительные издержки могут возникнуть при переходе на удаленку?

Павел Анненков рекомендует специалистам купить геймерское кресло, хорошую гарнитуру с шумоподавлением, рабочий стол. Иными словами качественно организовать рабочее место. Некоторые компании готовы разделить эти расходы с сотрудниками. Если говорить про более серьезные издержки компании, то крайне важно раз в пару месяцев или квартал организовывать оффлайн встречу на пару дней для всей команды. То есть оплатить билеты туда-обратно, жилье и организовать программу.

Александр Ларьяновский отметил, что при переходе на удаленный режим работы у сотрудника появляется легкая экономия - не приходится тратиться на дорогу до офиса и еду в бизнес-кафе. У компаний все наоборот: важно заложить бюджет на создание внутренней электронной системы документооборота, написание внутренних инструкций и регламентов, либо создать целый видеокурс, чтобы в будущем руководитель и команда не тратили время и ресурсы на включение нового сотрудника в командные и рабочие процессы.

Полную версию дискуссии Клуба Первых Сбербанка можно посмотреть по ссылке


Подписывайтесь на Telegram-канал @realistmedia