4 формата собраний: чек-лист для руководителей

Консультант в области повышения эффективности руководителей и их команд Максим Имасс рассказал о 4 типах встреч, которые помогут добиться максимальной концентрации и результативности. Читайте подробнее в колонке эксперта, чем отличается оперативное собрание для решения кризисных проблем от брейнстормов и неформальных встреч, а также как подготовиться к каждому типу планерки, чтобы получить максимальную результативность всех участников.

Для того, чтобы коммуникация была наиболее эффективной, я предлагаю ввести определенную классификацию, 4 типа «собраний» или «встреч» : 

• Оперативное собрание для решения конкретных оперативных вопросов
• Инновационное собрание для решения вновь возникших проблем, а также кризисных и новых непонятных вопросов
• Стратегическое собрание для решения вопросов планирования и развития бизнеса
• Неформальное собрание, посвященное вопросам эмоционального состояния, получения обратной связи, а также развитию культуры компании

Данная классификация основана на фундаментальных исследованиях Юнга. Каждому типу собрания соответствует определенная работа нашей психики. Таким образом можно добиться максимальной концентрации и результативности.

Оперативное собрание

На оперативном собрании решаются текущие вопросы. Данные собрания необходимо проводить регулярно, они должны проходить быстро и четко. В результате такого собрания должны приниматься четкие и понятные решения, конкретные договоренности. 

Цель: понимание общей картины, оперативной обстановки

Фокус: актуальная ситуация, конкретные цифры, факты, договоренности 

Ведущий – руководитель: следит за временем, передает слово, задает вопросы на понимание 

Участники: руководитель и его непосредственные подчиненные (не более 10-12 человек) 

Регулярность: от одного раза в день до одного раза в неделю 

Ключевые вопросы:

• Что произошло за истекший период? 
• Какова актуальная ситуация? 
• Что планируется? Какие риски/ сложности/ пожелания/ предложения? 

Приветствуется: чёткость, ясность, конкретика, лаконичность 
Запрещено: тянуть время, игнорировать факты, переводить тему 

Ключевые правила собрания 

• Продолжительность от 15 до 30 минут 
• Высказывается/ отчитывается каждый 
• Говорить по одному 
• Время на выступление каждого не более 1-3 минут 
• Только факты и конкретика 

Считается, что оперативное собрание прошло хорошо, если каждый из участников ушел с пониманием своих действий на следующий текущий период. Также хочется отметить, что такие собрания всегда организует руководитель для своей команды – он задает вопросы, команда отчитывается. 

Инновационное собрание или мозговой штурм

Такое собрание призвано решать сложные нестандартные вопросы, связанные с разработкой чего-то нового. Данные собрания необходимо проводить тогда, когда существует назревшая проблема или серьезный риск для компании. К этим собраниям необходимо серьезно готовиться, а иногда приглашать специалистов. В результате такого собрания должны появиться новые идеи, решения, предложения. 

Цель: поиск нового, нестандартного решения для существующей проблемы или риска Фокус: новые идеи, подходы, технологии 

Ведущий – фасилитатор: формирует креативную среду, инициирует высказывание смелых идей, поддерживает обсуждение, высказывает свои идеи в конце или вообще не высказывается, подводит итоги 

Участники: руководители, сотрудники, которые имеют отношение к обозначенной проблеме, приглашённые эксперты (не более 4-6 человек) 

Регулярность: произвольно, в зависимости от актуальности проблемы или риска 

Ключевые вопросы:

• В чем проблема/ риск? 
• Какие последствия проблемы/ риска? 
• Какие ограничения для решения данной ситуации? 
• Какие есть идеи по решению данной проблемы/ риска? 

Приветствуется: нестандартность, новизна, «сумасшедшие» идеи 
Запрещено: критиковать, давать оценку, впадать в уныние, говорить о невозможности 

Ключевые правила собрания:

• Продолжительность от 30 до 120 минут 
• Любые идеи 
• Оценка и критика запрещены 
• Говорит тот, кто хочет/ готов. Можно молчать и не высказываться 
• Субординация отсутствует – все равны 

Считается, что инновационное собрание прошло хорошо, если у участников появились новые идеи, которые их заряжают и вдохновляют. Подобные собрания может инициировать и организовывать любой сотрудник компании, если он видит серьезную проблему или риск. Важно, чтобы такая инициатива была услышана и поддержана руководством. Это избавит бизнес от множества проблем и их последствий. 

Стратегическое собрание

Стратегическое собрание призвано формировать понимание перспективы развития бизнеса. Людям важно понимать будущие ориентиры, планировать свою жизнь. Данные собрания необходимо проводить тогда, когда появляются новые планы, ориентиры, перспективы. К этим собраниям также необходимо серьезно готовиться. Часто для подготовки к стратегическому собранию необходимо провести несколько инновационных встреч. Также перед собранием необходимо разослать материал выступления всем участникам. Результатом такого собрания является согласованная стратегия, план, направление развития, продукт или проект. 

Цель: согласование и принятие нового направления развития 

Фокус: планы на будущее, перспективы, возможности 

Ведущий – модератор: представляет выступающего, следит за временем, управляет вопросами, подводит итоги 

Участники: спонсоры (ключевые участники), а также коллеги и подчиненные выступающего. (количество не ограничено) 

Регулярность: один раз за отчетный период 

Ключевые вопросы:

• Какая цель/ конечный результат/ KPI? 
• Какие проблемы это решит? 
• Какие новые технологии/ подходы применяются для реализации? 
• Какие этапы, продолжительность, риски, бюджет? 
• Команда? 

Приветствуется: хорошая подготовка, соблюдение регламента, ясность и структурность, ответы на вопросы аудитории, готовность взять ответственность
Запрещено: перебивать выступающего, критиковать, предлагать что-то новое от себя 

Ключевые правила собрания:

• Продолжительность от 60 до 180 минут 
• Формат: выступление, вопросы аудитории, решение комиссии/ спонсоров 
• Присутствовать может любой желающий или приглашенный 
• Выступает один человек. Аудитория задает вопросы. Спонсоры принимают решение 
• Субординация и регламент строгий

Считается, что стратегическое собрание прошло хорошо, если проект/ предложение/ стратегия/ продукт были одобрены спонсорами и реализация принята к исполнению (выделен бюджет, назначен куратор, одобрена команда и т.д.) Также хочется отметить, что подобные собрания / защиты развивают системную работы в организации. А для бесперебойной работы системы важно, чтобы в ее работу было вовлечено наибольшее количество участников. 

Неформальное собрание или сверка результатов

Неформальное собрание или встреча призваны «включать» людей в командную работу, а также инициировать их личное развитие. Людям важно, чтобы их слушали, слышали и понимали. Данные собрания или встречи необходимо проводить регулярно для того, чтобы не «потерять» своих сотрудников и избежать неприятных сюрпризов. Актуальность таких собраний возрастает в условиях удаленной работы, когда некоторые люди начинают себя чувствовать «оторванными» или «брошенными». В таких ситуациях людям полезно осознать, что они не одни, что они важны. Результатом такого собрания является определенная атмосфера, состояние, отношение. Иногда для оценки такой коммуникации используют показатель вовлеченности. 

Цель: развитие отношений, командной работы, индивидуального развития 

Фокус: конкретный человек/ команда, состояние 

Ведущий – коуч: непосредственный руководитель или представитель HR функции. Он задает формат, слушает, передает слово 

Участники: члены одной команды (количество от 2 до 8) 

Регулярность: от одного раза в неделю до одного раза в месяц 

Ключевые вопросы:

• Что важного для вас произошло за истекший период? 
• Какое ваше актуальное состояние? 
• Что у вас получается/ что не получается (в рамках работы/ плана развития)? 
• Какая нужна поддержка/ участие? 
• Над чем вы готовы работать в следующий период? 

Приветствуется: внимание, эмпатия, поддержка 
Запрещено: критиковать, оценивать, стыдить 

Ключевые правила собрания:

• Продолжительность от 15 до 40 минут 
• Высказывается/ делится каждый, кто хочет 
• Один говорит, другие слушают и не комментируют, не дают советы, не оценивают 
• Время на выступление каждого не более 1-3 минут 
• Только личный опыт, состояние и намерения 

Считается, что неформальное собрание прошло хорошо, если в группе участников произошла «перезарядка» батареек, и все ушли наполненными и благодарными группе и участникам.